Apa Itu Customer Service ??

A. Pengertian Customer Service

Adalah setiap acara yang diperuntukkan atau ditujukan untuk memperlihatkan kepuasan melalui pelayanan yang diberikan seseorang secara memuaskan. Pelayanan yang diberikan termasuk mendapatkan keluhan / duduk masalah yang sedang dihadapi.

Seorang Customer Service harus berakal dalam mencari jalan keluar untuk menuntaskan duduk masalah yang dihadapi oleh tamunya.


B. Tugas dan Fungsi Customer Service
Tugas utama Customer Service yakni memperlihatkan pelayanan dan membina kekerabatan baik dengan masyarakat, sehingga harus ditekuni dengan penuh kemampuan, kecekatan dan kesabaran. Seorang Customer Service juga harus bertanggungjawab dari awal hingga selesainya suatu pelayanan.
Customer Service sanggup juga berfungsi sebagai :
1. Penerima Tamu
Dalam hal ini Customer Service melayani pertanyaan yang diajukan tamu dan memperlihatkan warta yang diinginkan selengkap mungkin dengan ramah, sopan, menarik dan menyenangkan. Harus selalu memperlihatkan perhatian , bicara dengan bunyi lembut dan jelas, memakai bahasa yang gampang dimengerti.
2. Customer Relation Office

Artinya bahwa Customer Service yakni orang yang sanggup membina kekerabatan baik dengan seluruh tamunya.sehingga merasa senang, puas dan makin percaya. Customer Service harus menyiapkan brosur dan formulir-formulir untuk tamu, ikut membantu mengisi formulir.

3. Komunikator

Dengan cara memperlihatkan segala warta dan kemudahan-kemudahan kepada tamunya, juga sebagai daerah menampung keluhan, keberatan atau daerah konsultasi.

C. Syarat Customer Service

1. Syarat Fisik :

- Menarik dari segi wajah;

- ukuran badan, contohnya tinggi tubuh ideal untuk perempuan 160 cm, dan pria 165 cm.

Berat tubuh juga harus ideal, jangan melebihi berat normal yang ideal juga jangan terlalu kurus.

- Memiliki jiwa yang sehat artinya sehat jasmani dan rohaninya.

2. Syarat mental, harus mempunyai :
- Mental yang berpengaruh dalam melayani tamunya, alasannya yakni dengan mental yang berpengaruh akan memperlihatkan kepercayaan diri yang lebih baik, memperlihatkan keyakinan dan mengakibatkan sifat kejujuran dan tanggungjawab yang besar terhadap apa yang dilakukannya.
3. Syarat Kepribadian :
- Energik dan gesit;
- Rasa humor dan selalu ingin maju;
- Mampu mengendalikan diri;
- Tidak gampang marah;
- Tidak terpancing untuk berbuat atau berkata kasar;
- Mengendalikan gerakan-gerakan tubuh yang terlalu mengesankan
4. Syarat Sosial :

- Jiwa Sosial yang tinggi;

- Bijaksana;

- Budi pekerti yang luhur;

- Pandai bergaul dengan siapapun;

- Dapat bekerjasama dengan aneka macam pihak;

- Pandai bicara dan tidak kaku.


D. Yang harus dilakukan oleh Customer Sevice
1. Cara Melayani Tamu
a. Berikan perhatian kepada setiap tamu yang datang
b. Senyumlah kepadanya
c. Ucapkan Salam
d. Sapa : apa yang sanggup kami bantu
e. Service memperlihatkan layanan yang terbaik
f. Ucapkan maaf untuk memperhalus permintaan
g. Menanggapi komplain dengan bijaksana
h. Responsif sesudah mengetahui keluhan tamu
i. Ucapkan terima kasih
2. Telepon Masuk
a. Pesawat telepon segera diangkat, minimal
3x nada panggil
b. Terima dengan sopan
c. Berikan salam
d. Jelaskan nama kantor / instansi anda
e. Jelaskan bahwa anda siap membantu
f. Tanyakan darimana / siapa
g. Dengarkan dengan baik
h. Berikan balasan yang efisien
i. Buat catatan pembicaraan
j. Biarkan lawan bicara menutup gagang telepon lebih dahulu
3. Etiket Pelayanan
Adalah ketentuan yang dibentuk biar semua komponen yang berafiliasi dengan pelayanan sanggup menunjang satu sama lainnya. Oleh alasannya yakni itu etiket pelayanan harus dilakukan oleh semua komponen biar pelayanan yang diberikan benar benar sempurna.
Ketentuan tersebut yakni sebagai berikut :
a. Sikap sikap dan lisan wajah
b. Penampilan
c. Cara berpakaian
d. Cara bertanya
e. Cara berbicara
Yang perlu menerima perhatian :
1) Selalu ingin membantu setiap impian dan kebutuhan tamu
2) Memberi perhatian terhadap permasalahan yang dihadapi tamu
3) Sopan dan ramah dalam melayani tamu
4) Memiliki rasa toleransi yang tinggi dalam menghadapi setiap tindak tanduk tamu
5) Menjaga perasaan tamu, biar tetap merasa tenang, nyaman dan mengakibatkan kepercayaan
6) Dapat menahan emosi
7) Menyenangkan orang lain
Yang dihentikan dilakukan :
- Berpakaian sembarangan
- Melayani sambil makan, minum atau merokok
- Sambil mengobrol
- Menampakkan wajah cemberut
- Sambil membaca
- Petugas hendaknya tidak mengiklankan atau menjual dirinya sendiri contohnya dengan :
- Dandana

sumber: disini